La sécurité est une priorité absolue pour les déménageurs comme nous, plus particulièrement pour changement de bureau. Même si un déménagement comporte son propre ensemble de défis, les déménagements commerciaux ont tendance à être plus complexes en raison du grand nombre d’équipements et de fournitures à transporter.
Et comme ces articles sont susceptibles d'avoir une grande valeur, vous avez besoin que votre personnel sache exactement comment les emballer en toute sécurité pour le transport, ce qui peut s'avérer difficile.
Vous pouvez bien sûr toujours faire appel à des experts pour les services de déballage et d’emballage. Mais pour plus de sécurité, et si vous ne disposez pas d'un gros budget de déménagement, il est toujours utile d'apprendre les trois meilleurs conseils pour emballer le matériel et les fournitures de bureau énumérés ci-dessous:
1. Utilisez autant que possible l’emballage d’origine.
L’emballage le plus sûr pour votre matériel de bureau est celui dans lequel il vous a été fourni lors de son achat.
Lors de l’achat d’un nouveau matériel de bureau, nous vous recommandons de mettre de côté l’emballage d’origine, y compris la boîte et le rembourrage éventuel fourni. Comme ceux-ci proviennent du fabricant, les détails de l'emballage sont conçu sur mesure pour garantir que l'équipement spécifique que vous avez acheté arrive dans son parfait état.
2. Ne lésinez pas sur le rembourrage.
Le rembourrage est un élément essentiel de l’emballage des fournitures et équipements de bureau, surtout si vous avez de nombreux objets fragiles dans votre bureau.
Pour éviter les dommages, vous devez utilisez les bons matériaux de rembourrage pour empêcher les articles de basculer d'avant en arrière dans leurs boîtes ou conteneurs respectifs.
Certaines de vos options de rembourrage incluent :
Emballage des arachides
Il s’agit de produits à base de mousse qui se présentent sous la forme d’arachides décortiquées de la taille d’une cacahuète non décortiquée ; d'où le nom.
Également appelées « cacahuètes en mousse », ces cacahuètes en mousse amortissent les objets fragiles en remplir les espaces vides dans la boîte et entourant étroitement l'objet ils protègent.
Ensembles de séparateurs rembourrés
Les séparateurs rembourrés sont des conteneurs compartimentés conçus pour organiser les articles pour l'expédition. Ceux-ci se caractérisent par de petites parois dotées de surfaces intérieures rembourrées et de couvercles pour une protection supplémentaire.
Les séparateurs rembourrés sont parfaits pour ranger objets plus petits, comme les figurines et les mugs, sécurisés pendant le transport. Ils peuvent également être utilisés pour l'emballage articles avec des formes ou des tailles incompatibles.
Sacs à bulles
Les sacs à bulles ou simplement « sacs à bulles » sont des éléments essentiels d'emballage faits de papier à bulles qui peuvent ressembler à un sac, une enveloppe ou même une feuille de matériau d'emballage.
Disponible dans de nombreuses formes et tailles, le papier bulle est fabriqué à partir de de minuscules sacs remplis d'air qui amortissent les objets qui y sont enveloppés.
Mousse d'emballage
Réputé être le plus gros matériau d'emballage utilisé pour le rembourrage, la mousse d'emballage peut être découpée et façonnée selon la forme idéale pour un article qu'elle est censée protéger pendant le transport. Cela en fait le deuxième meilleure option pour sécuriser les ordinateurs et autres équipements de bureau fragiles (à côté de l'emballage d'origine).
Contrairement aux cacahuètes d’emballage, la mousse d’emballage est plus dense et plus grosse. De plus, il n'a pas de forme définie et peut être acheté sous forme de feuilles, de rouleaux ou même de caisses d'œufs en mousse douce et épaisse.
Il existe également dans une large gamme de niveaux de fermeté, en fonction de ce qui est nécessaire pour l'objet à protéger.
3. Connaître la méthode d'emballage appropriée pour chaque article.
Différentes choses nécessitent différentes approches d'emballage pour garantir qu'elles arrivent en parfait état dans votre nouveau bureau. Après tout, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les papiers restent propres et non froissés si vous les jetez simplement dans la même boîte que le copieur.
Vous trouverez ci-dessous un guide pratique pour emballer les articles de bureau courants que vous pouvez suivre :
DOCUMENTS
À l'aide de boîtes de classement, trier et organiser vos documents avant le déménagement.
Développez un système organisationnel qui facilitera la recherche et l’approbation des documents une fois arrivé à votre nouveau bureau. N'oubliez pas de étiquetez chaque boîte de fichiers et ajoutez une brève description de son contenu.
Astuce Pro: Profitez du déménagement comme d’une opportunité pour parcourir les papiers de votre bureau et vous débarrasser de tout ce qui n’est plus nécessaire. Se souvenir de détruire tout document contenant des informations sensibles, comme les numéros de téléphone, les adresses et les numéros de carte de crédit de vos clients.
Équipement de bureau
Avant d'emballer vos téléphones, imprimantes, télécopieurs et ordinateurs, assurez-vous sauvegardez toutes les données de votre entreprise sur un serveur cloud. Cela garantit la sécurité de vos données et vous permet de continuer à travailler en même temps, même si les ordinateurs sont encore en transit et que votre nouveau bureau n'est pas encore installé.
Démêlez les câbles de votre équipement électronique et assurez-vous qu’ils sont correctement organisés et étiquetés. Si possible, utilisez du ruban adhésif de couleur pour enrouler les cordons qui vont ensemble. Le système de codage couleur peut vous aider à savoir quel jeu de câbles correspond à quel équipement.
Si vous n'avez pas leurs boîtes d'origine, emballez vos moniteurs et ordinateurs dans des boîtes solides pour vous assurer qu'ils sont sécurisés pendant le transport. N'oubliez pas d'ajouter un amorti suffisant et approprié.
Décoration de bureau
Gardez la décoration du bureau comme les horloges, les tableaux encadrés et les vases emballés dans des bulles. bien avant le déménagement.
Puisqu’ils n’affectent pas les opérations quotidiennes, ils pourraient être les premiers à être placés dans les cartons de déménagement lors du déménagement de votre bureau. N'oubliez pas de les étiqueter en conséquence pour faciliter le déballage.
Bureaux et mobilier de bureau
Le contenu des bureaux individuels doit être emballé par la personne qui les utilise. Informez vos employés du calendrier de déménagement afin qu’ils puissent préparer et emballer le contenu de leur bureau à l’avance.
Assurez-vous que tous les objets personnels sont emballés dans du papier bulle et débarrassez-vous de tous les objets qui ne sont plus utilisés.
Confier eux-mêmes les travaux de préparation pour le transport du bureau au prestataire de services d'emballage et de déballage ou emballeurs et déménageurs commerciaux vous avez embauché pour le déménagement. Il en va de même pour les chaises et le reste de votre mobilier de bureau.
Garantir un déménagement de bureau sûr et sécurisé
Déménager dans un nouveau bureau peut être une entreprise ardue sans les connaissances appropriées ou l'aide d'un expert.
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