تخيل: جميع الموظفين يعملون في مكتب جديد لامع ويزدهرون في مساحة عمل منظمة تمامًا.
بالتأكيد، يبدأ الأمر مثيرًا، ولكن يتطلب نقل عمليات عملك إلى مكان جديد الكثير من العمل – ربما أكثر من مجرد نقل منزل. عندما يبدأ الذعر في الظهور، حاول التركيز على ما عليك القيام به للاستعداد لليوم الكبير.
بمساعدة المحركين المحترفين والنصائح الخمس التالية، يمكنك نقل المكاتب التجارية يمكن أن يكون أكثر سلاسة مما تتخيل.
1. التطهير والتخلص من الفوضى.
اعجاب تحول المنزل، يتطلب نقل المكتب اتخاذ قرارات، وأحد أذكى الاختيارات التي يمكنك اتخاذها على الإطلاق هو تقليل عدد العناصر التي يلزم نقلها. كلما قل عدد الأشياء التي يجب على المحرك نقلها، أصبحت الحركة أسهل.
قم بمسح جميع الأوراق والأشياء الأخرى التي يجب التخلص منها. ضع أي شيء لا تخطط لجلبه إلى منطقة واحدة، تم تصنيفها وإبلاغها بشكل صحيح إلى المحركين على أنها كومة "ليست مخصصة للسحب"..
إذا كنت تريد بداية جديدة عند وصولك إلى المكتب الجديد، يمكنك ذلك لديك بيع المرآب لمكاتبك وكراسي مكتبك وغيرها من العناصر القديمة ولكنها لا تزال مفيدة والتي سيتم استبدالها عند إعداد مكتبك الجديد. يمكنك أيضًا نشر العناصر عبر الإنترنت وجعل المشترين يلتقطونها قبل خطوتك الكبيرة.
على سبيل المكافأة، يمكن أن تكون عائدات البيع بمثابة أموالك التكميلية لنقل المكتب الجديد.
2. تنظيم الوثائق الرئيسية.
اعتمادًا على نوع عملك، لا بد أن يكون لديك أكثر من بضع مجموعات من المستندات التي تحتاج إلى تنظيم. على الرغم من الخدمة الكاملة شركات النقل والتعبئة في دبي هل تساعد في التعبئة، ستظل ترغب في أن تكون الشخص الذي يفعل ذلك فرز تلك الوثائق قبل هذه الخطوة.
للقيام بذلك ، تحتاج إلى:
- مركزية المعلومات.
قم بتطوير نظام تسجيل لملاحظاتك وقوائم المهام والمستندات وغيرها من العناصر المهمة للنقل. ومن خلال اكتشاف أسهل طريقة لمركزة المعلومات، يمكنك الوصول بسهولة إلى جميع البيانات التي تحتاجها عند الطلب.
على الرغم من أن البعض لا يزال يفضل الحصول على نسخة مطبوعة من هذه المعلومات، إلا أنه يمكنك ذلك أيضًا تخزينها رقميا، كما هو الحال في Google Drive أو أي نظام تخزين سحابي آخر. بهذه الطريقة، لا يزال بإمكانك الوصول إليها باستخدام أي جهاز (لم تعد تسحب شعرك بسبب وجود دفاتر ملاحظات في غير مكانها).
- تنظيم الوثائق الهامة.
باستخدام الطريقة التي اخترتها لتنظيم نقلك، قم بترتيب جميع المستندات ذات الصلة، مثل العقود وسجلات التأمين والاتفاقيات في مكان واحد. يخلق المجلدات وفقًا لنوع الملف الذي تحتفظ به و ملصق وفقًا لذلك.
حتى لو لم تكن من نوع الأعمال التي تتعامل مع هذه الأوراق، فلا يزال بإمكانك القيام بذلك. ستحتاج إليها في النهاية في مرحلة ما، لذا حاول تخصيص مساحة لها لوقت لاحق.
3. إبلاغ جميع الموظفين بالخطة.
ينبغي نشر المعلومات لنقل المكتب كاملة وموجزة، ويتم تنفيذها في الوقت المناسب تمامًا. لا تنتظر حتى اللحظة الأخيرة لإعلام الموظفين بالخطة، لأنهم يحتاجون أيضًا إلى وقت للتحضير لها.
من الناحية المثالية، يجب عليك الإعلان قبل بضعة أسابيع من اليوم الكبير. هنا هو معلومات حاسمة تحتاج إلى تضمين:
- اسم المكتب الجديد وعنوانه.
- بعض الميزات ذات الصلة بالمساحة الجديدة.
- مواعيد التحرك.
- مبرر للانتقال (على سبيل المثال، بيان من صانع القرار الرئيسي في الشركة).
- ملخص للأشياء التي يجب على الموظفين القيام بها لعملية النقل، إن وجدت.
- معلومات النقل المستقبلية الأخرى التي ينبغي أن يتوقعوا الحصول عليها (على سبيل المثال، المهام المكتبية).
4. وضع جدول زمني لهذه الخطوة.
أنشئ جدولًا زمنيًا لعملية النقل لمساعدة الجميع - المحركون وموظفو مكتبك وجميع المشاركين الآخرين - على البقاء على نفس الصفحة.
وهنا عدد قليل الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عند إنشاء جدول زمني لنقل المكتب:
- فكر في إيجار مكتبك الحالي.
سترغب في ذلك تجنب تداخل دفعات الإيجارلذا حاول التحرك في موعد يمنحك الوقت الكافي لنقل كل شيء من مساحتك التجارية السابقة. سوف تحتاج إلى حساب للتنظيف العميق لكل من المكاتب القديمة والجديدة كذلك.
- أبلغ مالك العقار.
ليست كل عقود الإيجار هي نفسها. لتجنب أي سوء تفاهم مع مالك العقار، تحقق من عقد الإيجار الخاص بك لمعرفة شروط عدم التجديد قبل تحديد تاريخ النقل.
يجب أن يكون هناك جزء في عقد الإيجار يشير إلى الوقت الذي يجب فيه إبلاغ المالك بأنك لن تقوم بتجديد عقد الإيجار بعد الآن.
5. تطوير قائمة مرجعية للمخزون.
حتى بمساعدة من المحترفين التعبئة التجارية والمحركات، ستظل ترغب في الاحتفاظ بمعرفة عملية بجميع العناصر التي يلزم نقلها من مكتبك السابق إلى المكتب الجديد. هذا هو المكان الذي قائمة مراجعة المخزون يصبح في متناول اليد.
تساعد قائمة مراجعة المخزون في الحفاظ على تنظيم تحركاتك وتضمن وصول كل ما تنوي إحضاره بأمان إلى مكتبك الجديد.
كما هو الحال مع تنظيم المستندات، نوصي بإنشاء كليهما قائمة رقمية ونسخة ورقية من الخاص بك جرد. بهذه الطريقة، ستتمكن من التحقق مما إذا كانت جميع اللوازم والمعدات المكتبية الخاصة بك قد وصلت كاملة وآمنة إلى مؤسستك التجارية الجديدة.
يمكنك اختيار إجراء جرد كامل لكل شيء، وصولاً إلى الفوط وأقلام التحديد وغيرها من اللوازم المكتبية الصغيرة. ومع ذلك، سيكون أكثر كفاءة ل اجعل قائمتك تركز على الأشياء التي لا يمكن استبدالها بسهولة، مثل:
- يملي الخزائن
- آلات النسخ
- ألواح الكتابة والسبورات
- أدوات المطبخ (مثل أجهزة الميكروويف والثلاجات وماكينات صنع القهوة)
- المرايا والأعمال الفنية وغيرها من العناصر الزخرفية
- أثاث المكاتب (مثل الأرائك والطاولات والمكاتب وكراسي المكتب وما إلى ذلك)
- الإلكترونيات المكتبية (مثل أجهزة التلفاز والشاشات وأجهزة الكمبيوتر وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والطابعات وما إلى ذلك)
التحرك نحو النجاح
يعد نقل المكاتب خطوة مهمة يمكن أن تحقق النجاح لشركتك. افعل ذلك بشكل صحيح باستخدام النصائح التي ذكرناها هنا واحصل على مساعدة موثوقة في النقل ترحيل الكاتب. أرسل لنا رسالة للحصول على الاقتباس.