Представьте себе: все сотрудники работают в новом блестящем офисе и преуспевают в идеально организованном рабочем пространстве.
Конечно, это начинается захватывающе, но перенос ваших бизнес-операций в новое место требует много работы – возможно, даже больше, чем переезд. Когда начнётся паника, постарайтесь сосредоточиться на том, что вам нужно сделать, чтобы подготовиться к важному дню.
С помощью профессиональных грузчиков и следующих пяти советов ваш переезд коммерческого офиса может быть более гладким, чем вы можете себе представить.
1. Очистка и наведение порядка.
Подобно переезд на дом, офисный переезд требует принятия решений, и один из самых разумных решений, которые вы когда-либо можете сделать, — это уменьшить количество предметов, которые необходимо перевезти. Чем меньше вещей придется перевезти грузчикам, тем легче станет переезд.
Уберите все бумаги и другие предметы, которые необходимо выбросить. Поместите все, что вы не планируете приносить, в одно место. должным образом маркированы и доведены до сведения грузчиков как свая «не для перевозки».
Если вы хотите начать все заново по прибытии в новый офис, вы даже можете устроить гаражную распродажу для ваших столов, офисных стульев и других старых, но все еще полезных предметов, которые будут заменены при обустройстве нового офиса. Вы также можете разместить товары в Интернете, и покупатели заберут их перед вашим важным переездом.
В качестве бонуса выручка от продажи может стать вашим дополнительным фондом для переезда в новый офис.
2. Организуйте ключевые документы.
В зависимости от типа вашего бизнеса у вас обязательно будет несколько пачек документов, которые необходимо систематизировать. Несмотря на полный комплекс услуг грузчики и упаковщики в Дубае помоги с сборами вещей, ты все равно захочешь быть тем, кто разберитесь с этими документами перед переездом.
Для этого вам необходимо:
- Централизуйте информацию.
Разработайте систему записи для ваших заметок, списков дел, документов и других элементов, важных для переезда. Найдя самый простой способ централизации информации, вы сможете легко получить доступ ко всем необходимым данным по требованию.
Хотя некоторые предпочитают иметь распечатку этой информации, вы также можете хранить их в цифровом виде, как в Google Диске или любой другой облачной системе хранения. Таким образом, вы по-прежнему сможете получить к ним доступ с любого устройства (больше не придется рвать на себе волосы из-за потерянных блокнотов).
- Организуйте важные документы.
Используя выбранный вами метод организации переезда, соберите все соответствующие документы, такие как контракты, страховые записи и соглашения, в одном месте. Создавать папки в зависимости от типа файла, который вы храните, и этикетка их соответственно.
Даже если вы не из тех компаний, которые занимаются этими бумагами, вы все равно можете это сделать. В какой-то момент они вам понадобятся, поэтому постарайтесь выкроить для них место на будущее.
3. Проинформируйте всех сотрудников о плане.
Распространение информации о переезде должно быть полный, краткий и сделанный в нужное время. Не ждите до последней минуты, чтобы сообщить сотрудникам о плане, поскольку им тоже нужно время, чтобы подготовиться к нему.
В идеале вам следует сделать объявление за несколько недель до важного дня. Здесь важная информация вам необходимо включить:
- Новое название и адрес офиса.
- Некоторые важные особенности нового пространства.
- Переездные даты.
- Обоснование переезда (например, заявление ключевого лица, принимающего решения в компании).
- Краткое изложение того, что необходимо сделать сотрудникам при переезде, если таковой имеется.
- Другая информация о будущем переезде, которую им следует ожидать (например, о назначении на должность).
4. Установите график переезда.
Составьте график переезда, чтобы помочь всем – грузчикам, сотрудникам вашего офиса и всем остальным участникам – оставаться на одной волне.
Вот несколько Что следует учитывать при составлении графика переезда офиса:
- Рассмотрим текущую аренду офиса.
Вам захочется избегать дублирования арендных платежей, поэтому постарайтесь переехать в такой день, когда у вас будет достаточно времени, чтобы вывезти все из вашего бывшего коммерческого помещения. Вам нужно будет приходится проводить глубокую уборку как для старого, так и для нового офиса.
- Сообщите своему арендодателю.
Не все договоры аренды одинаковы. Во избежание недоразумений с арендодателем проверьте договор аренды на наличие условия непродления до того, как вы назначите дату переезда.
В договоре аренды должна быть часть, указывающая, когда арендодатель должен быть проинформирован о том, что вы больше не будете продлевать договор аренды.
5. Разработайте контрольный список инвентаря.
Даже с помощью профессионалов коммерческие упаковщики и грузчики, вам все равно придется иметь представление обо всех предметах, которые необходимо переместить из вашего бывшего офиса в новый. Вот где контрольный список инвентаря становится удобным.
Контрольный список инвентаря помогает организовать ваш переезд и гарантирует, что все, что вы собираетесь привезти, благополучно прибудет в ваш новый офис.
Как и в случае с организацией документов, мы рекомендуем создавать как цифровой список и печатная копия вашего инвентарь. Таким образом, вы сможете проверить, доставлены ли все ваши офисные принадлежности и оборудование в целости и сохранности в ваше новое коммерческое заведение.
Вы можете провести полную инвентаризацию всего, вплоть до блокнотов, маркеров и других мелких канцелярских принадлежностей. Однако эффективнее было бы Сосредоточьте свой список на вещах, которые невозможно легко заменить, как:
- Шкафы
- Копировальные машины
- Доски и классные доски
- Кухонная техника (например, микроволновые печи, холодильники и кофеварки)
- Зеркала, произведения искусства и другие декоративные предметы.
- Офисная мебель (например, диваны, столы, письменные столы, стулья и т. д.)
- Офисная электроника (например, телевизоры и мониторы, компьютеры и ноутбуки, принтеры и т. д.)
Двигайтесь к успеху
Переезд офиса — важный шаг, который потенциально может принести успех вашей компании. Сделайте это правильно, воспользовавшись советами, которые мы перечислили здесь, и получите надежную помощь при переезде. Переезд писателей. Отправьте нам сообщение для получения предложения.