Déménager un bureau est probablement plus compliqué que déménager. Il y a de nombreux éléments à considérer pour assurer un déménagement réussi, notamment le mobilier de bureau, les fournitures et même les employés qui doivent être organisés et installés.
Que votre entreprise déménage dans la région ou à l'étranger, un déménagement de bureau mal géré peut être un véritable casse-tête, non seulement pour vous, mais aussi pour vos employés et même vos clients. Cela est particulièrement vrai si vous choisissez de faire déménagements de bureaux pendant la haute saison.
Pour garantir une relocalisation d’entreprise réussie pendant la haute saison, voici cinq conseils à retenir.
1. Commencez tôt à planifier votre déménagement
Le temps est un facteur critique lors du déménagement de votre entreprise en haute saison, vous devez donc agir tôt. Une planification avancée peut éliminer les tracas inutiles et contribuer à rationaliser la logistique.
Si vous remettez à la dernière minute de vous occuper des choses, même des moindres détails, vous risquez de manquer de temps pour organiser le déménagement ou de payer plus cher pour les entreprises de déménagement.
Mais Si vous disposez d’un plan de déménagement détaillé décrivant comment et quand chaque tâche doit être effectuée et combien coûtera chaque aspect du déménagement, vous pouvez économiser considérablement du temps et de l’argent. Plus important encore, cela garantira un déménagement de bureau en douceur.
Donnez-vous trois à six mois pour élaborer un plan de déménagement clair et concis. Évaluez les objets qui doivent être déplacés et décidez de ceux qui peuvent être éliminés et donnés en toute sécurité. Même si certains établissements peuvent accepter du mobilier de bureau usagé, vous ne pouvez pas supposer qu'ils peuvent coordonner les ramassages urgents en fonction de votre horaire de déménagement. Il en va de même lorsqu’il s’agit de sécuriser l’élimination des appareils électroniques.
2. Trouvez une entreprise de déménagement et réservez une date dès que possible
Déménager votre bureau pendant la haute saison des déménagements signifie que les déménageurs sont très demandés. Assurez-vous de choisissez un déménageur fiable et choisissez la date de déménagement qui vous convient le mieux.
Faire appel à une entreprise de déménagement de bureaux le plus tôt possible garantira également qu’il n’y aura pas de frais cachés ou supplémentaires à payer.. Par exemple, vous pouvez payer plus si les déménageurs facturent un supplément pour l’emballage et le déplacement du matériel de bureau délicat. Même s'il peut être intéressant de payer un supplément pour garantir la sécurité de l'article, vous devez néanmoins prendre en compte ces éléments dans votre évaluation des coûts afin de pouvoir les inclure dans votre budget.
Ne risquez pas de travailler avec des entreprises de déménagement médiocres. Au lieu de cela, donnez la priorité à la recherche du meilleur et planifiez votre date de déménagement à l’avance.
3. Faites l'inventaire de tous les articles
Faire l’inventaire est indispensable lors d’un déménagement. Vous devez inclure tous les équipements et fournitures dont vous disposez dans vos locaux commerciaux. Compilez tous les dossiers et documents dont vous aurez besoin à l’avenir et faites-en également une liste. Vous ne voulez rien perdre de pertinent, alors créez une liste détaillée et prenez-la au sérieux.
Avoir une liste de tous les équipements, documents et fournitures aidera également l’entreprise de déménagement à vous fournir un devis fiable. Plus important encore, cela contribuera à garantir que rien ne soit perdu ou endommagé pendant le transport.
4. Déléguer les tâches de déménagement
Un déménagement de bureau n’est pas une entreprise individuelle, mais plutôt l’affaire de toute une entreprise. Attribuer des tâches aux employés ou aux équipes. Par exemple, demandez à plusieurs de vos employés de compléter l'inventaire pendant que les autres achètent le matériel d'emballage ou d'autres articles dont vous avez besoin pour votre déménagement.
Quant aux tâches qui nécessitent des compétences, déléguez-les à des travailleurs compétents. Par exemple, laissez le service informatique s'occuper des questions liées à la technologie et ceux du secteur administratif peuvent préparer toute la documentation nécessaire.
Déléguer des tâches réduira votre charge de travail et garantira un déménagement organisé. Cela atténuera également les tensions entre les employés, car ils sont impliqués dans le processus de déménagement et savent directement ce qui se passe.
Assurez-vous de soyez clair et fort sur les tâches de chacun, y compris les délais. Lorsque vous attribuez des tâches, il serait également intéressant d'obtenir l'avis de vos employés concernant les changements qu'ils souhaitent pour leur nouvel espace et de faire un effort pour reconnaître les besoins du personnel lors de la planification et de la conception de votre nouvel emplacement commercial.
5. Soyez attentif aux documents essentiels et aux délais
En règle générale, les fournisseurs exigeront différents documents et fixeront des délais variables. Assurez-vous de conserver une liste des exigences spécifiques de chacun, car le non-respect des délais ou l'absence de documents peuvent retarder les délais et les services de réinstallation.
De plus, la plupart des actions clés ne peuvent être entreprises qu’après avoir terminé les étapes préparatoires. assurez-vous que tout le monde respecte les délais prévus pour que le déménagement du bureau se déroule sans problème.
Déménager une entreprise, qu'elle soit petite ou grande, n'est pas chose facile puisqu'il implique de manipuler de nombreuses fournitures, du matériel encombrant et fragile et une documentation indispensable. Mais si vous planifiez bien et souhaitez inclure vos employés tout au long du processus de déménagement, vous reprendrez vos activités en un rien de temps..
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