Imaginez : tous les employés travaillent dans un nouveau bureau brillant et s'épanouissent dans un espace de travail parfaitement organisé.
Bien sûr, ça commence passionnant, mais déplacer vos opérations commerciales vers un nouvel endroit nécessite beaucoup de travail – probablement même plus qu’un déménagement. Alors que la panique commence à s’installer, essayez de vous concentrer sur ce que vous devez faire pour vous préparer pour le grand jour.
Avec l'aide de déménageurs professionnels et les cinq conseils suivants, votre déménagement de bureaux commerciaux peut être plus fluide que vous ne pouvez l'imaginer.
1. Purger et désencombrer.
Comme déménagement à domicile, un déménagement de bureau nécessite de prendre des décisions, et l'un des choix les plus intelligents que vous puissiez faire est de réduire le nombre d'articles à transporter. Moins les déménageurs doivent transporter de choses, plus le déménagement devient facile.
Éliminez tous les papiers et autres objets qui doivent être jetés. Mettez tout ce que vous ne prévoyez pas d'apporter dans une zone, correctement étiqueté et communiqué aux déménageurs comme un tas « non destiné au transport ».
Si vous souhaitez prendre un nouveau départ dès votre arrivée dans le nouveau bureau, vous pouvez même faire un vide-grenier pour vos bureaux, chaises de bureau et autres objets anciens mais toujours utiles qui seront remplacés au fur et à mesure de l'aménagement de votre nouveau bureau. Vous pouvez également publier les articles en ligne et demander aux acheteurs de les récupérer avant votre grand déménagement.
En prime, le produit de la vente peut constituer votre fonds supplémentaire pour le déménagement du nouveau bureau.
2. Organisez les documents clés.
En fonction de votre type d'entreprise, vous aurez forcément plusieurs liasses de documents à organiser. Bien qu'un service complet déménageurs et emballeurs à Dubaï aidez à faire les bagages, vous voudrez toujours être celui qui trier ces documents avant le déménagement.
Pour ce faire, vous devez:
- Centraliser les informations.
Développez un système d'enregistrement pour vos notes, listes de tâches, documents et autres éléments critiques pour la réinstallation. En trouvant le moyen le plus simple de centraliser les informations, vous pouvez facilement accéder à toutes les données dont vous avez besoin, à la demande.
Même si certains préféreraient quand même avoir une impression de ces informations, vous pouvez également stockez-les numériquement, comme dans Google Drive ou tout autre système de stockage basé sur le cloud. De cette façon, vous pouvez toujours y accéder depuis n’importe quel appareil (plus besoin de vous arracher les cheveux à cause de cahiers égarés).
- Organisez les documents importants.
En utilisant la méthode que vous avez choisie pour organiser votre déménagement, regroupez tous les documents pertinents, comme les contrats, les dossiers d'assurance et les ententes, en un seul endroit. Créer dossiers selon le type de dossier que vous conservez et étiquette eux en conséquence.
Même si vous n'êtes pas le genre d'entreprise à gérer ces documents, vous pouvez toujours le faire. Vous en aurez éventuellement besoin à un moment donné, alors essayez de leur réserver de la place pour plus tard.
3. Informez tous les employés du plan.
La diffusion d’informations sur un déménagement de bureau doit être complet, concis et fait au bon moment. N'attendez pas la dernière minute pour informer vos employés du plan, car ils ont également besoin de temps pour s'y préparer.
Idéalement, vous devriez faire l’annonce quelques semaines avant le grand jour. Voici la informations cruciales vous devez inclure :
- Le nouveau nom et adresse du bureau.
- Quelques caractéristiques pertinentes du nouvel espace.
- Les dates de déménagement.
- Une justification du déménagement (par exemple, une déclaration du principal décideur de l'entreprise).
- Un résumé des choses que les employés doivent faire pour le déménagement, le cas échéant.
- Autres informations sur la réinstallation future qu'ils devraient s'attendre à recevoir (par exemple, affectations de bureau).
4. Établissez un calendrier pour le déménagement.
Créez un calendrier pour le déménagement afin d’aider tout le monde – les déménageurs, le personnel de votre bureau et toutes les autres personnes impliquées – à rester sur la même longueur d’onde.
Voici quelques-uns éléments à garder à l'esprit lors de la création d'un calendrier de déménagement de bureau:
- Pensez à votre bail de bureau actuel.
Tu voudras éviter le chevauchement des paiements de loyer, alors essayez de déménager à une date qui vous laisse juste assez de temps pour tout transporter de votre ancien espace commercial. Vous devrez compte pour un nettoyage en profondeur aussi bien pour les anciens que pour les nouveaux bureaux.
- Informez votre propriétaire.
Tous les baux ne sont pas identiques. Pour éviter tout malentendu avec votre propriétaire, vérifiez votre bail pour connaître le conditions de non-renouvellement avant de fixer une date de déménagement.
Il devrait y avoir une partie dans le contrat de location indiquant quand le propriétaire doit être informé que vous ne renouvellerez plus le bail.
5. Élaborer une liste de contrôle d'inventaire.
Même avec l'aide d'un professionnel emballeurs et déménageurs commerciaux, vous souhaiterez toujours conserver une connaissance pratique de tous les éléments qui doivent être déplacés de votre ancien bureau vers le nouveau. C'est là qu'un liste de contrôle d'inventaire devient pratique.
Une liste de contrôle d'inventaire vous aide à organiser votre déménagement et garantit que tout ce que vous avez l'intention d'apporter arrive en toute sécurité à votre nouveau bureau.
Comme pour l'organisation des documents, nous recommandons de créer les deux une liste numérique et une copie papier de votre inventaire. De cette façon, vous serez en mesure de vérifier si toutes vos fournitures et équipements de bureau sont arrivés complets et en toute sécurité dans votre nouvel établissement commercial.
Vous pouvez choisir de faire un inventaire complet de tout, jusqu’aux blocs-notes, marqueurs et autres petites fournitures de bureau. Il serait cependant plus efficace de gardez votre liste concentrée sur les choses qui ne peuvent pas être facilement remplacées, comme:
- Classeurs
- Machines à copier
- Tableaux blancs et tableaux noirs
- Appareils de cuisine (par exemple, micro-ondes, réfrigérateurs et cafetières)
- Miroirs, œuvres d'art et autres objets décoratifs
- Mobilier de bureau (par exemple, canapés, tables, bureaux, chaises de bureau, etc.)
- Appareils électroniques de bureau (par exemple, téléviseurs et moniteurs, ordinateurs et ordinateurs portables, imprimantes, etc.)
Avancer vers le succès
Le déménagement de bureaux est une étape importante qui pourrait potentiellement apporter le succès à votre entreprise. Faites-le correctement avec les conseils que nous avons répertoriés ici et obtenez une aide à la réinstallation fiable avec Déménagements d’écrivains. Envoyez-nous un message pour un devis.