Reubicar una oficina es probablemente más complicado que mudarse de casa. Hay muchas cosas a considerar para garantizar una mudanza exitosa, incluido el mobiliario de oficina, los suministros e incluso los empleados que deben organizarse y asentarse.
Ya sea que su empresa se traslade a otra región o al extranjero, un traslado de oficina mal gestionado puede ser un gran dolor de cabeza, no sólo para usted, sino también para sus empleados e incluso para sus clientes. Esto es especialmente cierto si eliges hacer traslados de oficinas durante la temporada alta.
Para garantizar una reubicación empresarial exitosa durante la temporada alta, aquí hay cinco consejos que debe recordar.
1. Empiece a planificar su reubicación con antelación
El tiempo es un factor crítico a la hora de trasladar su negocio durante la temporada alta., por lo que debes actuar temprano. La planificación avanzada puede eliminar molestias innecesarias y ayudar a optimizar la logística.
Si dejas para el último momento atender hasta el más mínimo detalle, puedes acabar quedándote sin tiempo para organizar la mudanza, o pagando más por las empresas de mudanzas.
Pero Si tiene un plan de reubicación detallado que describa cómo y cuándo se debe realizar cada tarea, y cuánto costará cada aspecto de la mudanza, puede ahorrar significativamente tiempo y dinero. Lo más importante es que garantizará un traslado de oficina sin problemas.
Tómese de tres a seis meses para elaborar un plan de reubicación claro y conciso. Evalúe las cosas que deben trasladarse y decida qué elementos se pueden eliminar y donar de forma segura. Aunque algunos establecimientos pueden aceptar muebles de oficina usados, no puede dar por sentado que puedan coordinar recogidas urgentes para adaptarse a su horario de mudanza. Lo mismo ocurre cuando se garantiza la eliminación de dispositivos electrónicos.
2. Encuentre una empresa de mudanzas y reserve una fecha lo antes posible
Reubicar su oficina durante la temporada alta de mudanzas significa que hay demanda de empresas de mudanzas. Asegurate que elija una empresa de mudanzas confiable y elija la fecha de mudanza que mejor se adapte a sus necesidades.
Contar con una empresa de mudanzas de oficinas con antelación también garantizará que no habrá costes ocultos o adicionales que pagar.. Por ejemplo, es posible que pague más si la empresa de mudanzas cobra más por empacar y trasladar equipos de oficina delicados. Aunque podría valer la pena pagar más para garantizar la seguridad del artículo, aún debe tener en cuenta estas cosas en su evaluación de costos para poder incluirlas en su presupuesto.
No te arriesgues a trabajar con empresas de mudanzas mediocres. En su lugar, priorice encontrar lo mejor y programe la fecha de su mudanza con anticipación.
3. Haga un inventario de todos los artículos.
Hacer un inventario es imprescindible al mudarse. Debe incluir todos los equipos y suministros que tenga en su local comercial. Recopile todos los archivos y documentos que necesitará en el futuro y haga una lista de ellos también. No querrás perder nada relevante, así que crea una lista detallada y tómalo en serio.
Tener una lista de todos los equipos, documentos y suministros también ayudará a la empresa de reubicación a brindarle una cotización confiable. Más importante aún, ayudará a garantizar que nada se pierda ni se dañe durante el tránsito.
4. Delegar tareas en movimiento
El traslado de una oficina no es una tarea en solitario, sino más bien un asunto de toda la empresa. Asignar tareas a empleados o equipos. Por ejemplo, pida a varios de sus trabajadores que completen el inventario mientras los demás compran materiales de embalaje u otros artículos que necesita para su mudanza.
En cuanto a las tareas que requieren competencia, deléguelas en trabajadores competentes. Por ejemplo, deje que el departamento de TI se ocupe de los asuntos relacionados con la tecnología y los del sector administrativo podrán preparar toda la documentación necesaria.
Delegar trabajos reducirá tu carga de trabajo y garantizará una mudanza organizada. También aliviará la tensión de los empleados porque están involucrados en el proceso de reubicación y saben de primera mano lo que está sucediendo.
Asegúrese de ser claro y ruidoso sobre las tareas de todos, incluidos los plazos. Al asignar tareas, también sería fantástico recibir comentarios de sus empleados sobre los cambios que desean para su nuevo espacio y hacer un esfuerzo por reconocer las necesidades del personal al planificar y diseñar la nueva ubicación de su negocio.
5. Tenga en cuenta los documentos y plazos esenciales
Generalmente, los proveedores requerirán diferentes documentos y establecerán distintos plazos. Asegúrese de mantener una lista de los requisitos específicos de cada uno porque no cumplir con la fecha límite o faltar la documentación puede retrasar los plazos y los servicios de reubicación.
Además, la mayoría de las acciones clave sólo se pueden tomar después de completar los pasos preparatorios, por lo que asegúrese de que todos cumplan con los hitos del cronograma esperado para que la oficina funcione sin problemas.
Trasladar un negocio, sin importar si es pequeño o grande, no es fácil ya que implica manipular numerosos suministros, equipos voluminosos y frágiles y documentación imprescindible. Pero Si planifica bien y pretende incluir a sus empleados durante todo el proceso de reubicación, volverá al negocio en poco tiempo..
En Writer Relocations, podemos minimizar el estrés al abordar su mudanza porque es nuestra área de especialización. Nuestros empacadores y empresas de mudanzas experimentados pueden reubicar su negocio, suministros, equipos y personas sin problemas. Desde la planificación del proceso de cambio de oficina hasta la gestión del traslado de oficina, puede confiar en nosotros. Póngase en contacto con nosotros hoy para obtener más información sobre nuestra empresa corporativa de alta calidad. servicios de reubicación.