Imagínese: todos los empleados trabajando en una oficina nueva y reluciente y prosperando en un espacio de trabajo perfectamente organizado.
Claro, comienza emocionante, pero trasladar sus operaciones comerciales a un lugar nuevo requiere mucho trabajo – probablemente incluso más que una mudanza. A medida que el pánico comience a apoderarse, trate de concentrarse en lo que necesita hacer para prepararse para el gran día.
Con la ayuda de empresas de mudanzas profesionales y los siguientes cinco consejos, su reubicación de oficinas comerciales puede ser más suave de lo que puedas imaginar.
1. Purgar y ordenar.
Me gusta cambio de domicilio, una mudanza de oficina requiere tomar decisiones, y una de las decisiones más inteligentes que puede tomar es reducir la cantidad de artículos que deben transportarse. Cuantas menos cosas deban transportar los encargados de la mudanza, más fácil será la mudanza.
Retire todos los papeles y otros elementos que deban desecharse. Pon todo lo que no planees traer en un área, etiquetado correctamente y comunicado a los transportistas como una pila "no para transportar".
Si desea comenzar de nuevo a su llegada a la nueva oficina, incluso puede tener una venta de garaje para sus escritorios, sillas de oficina y otros elementos viejos pero aún útiles que serán reemplazados a medida que instale su nueva oficina. También puede publicar los artículos en línea y hacer que los compradores los recojan antes de su gran mudanza.
Como beneficio adicional, las ganancias de la venta pueden ser su fondo complementario para la mudanza de la nueva oficina.
2. Organice los documentos clave.
Dependiendo de su tipo de negocio, seguramente tendrá que organizar más de unos pocos paquetes de documentos. Aunque servicio completo empresas de mudanzas y empacadores en Dubai ayuda con el embalaje, aún querrás ser tú quien ordenar esos documentos antes de la mudanza.
Para hacer esto, necesitas:
- Centralizar la información.
Desarrolle un sistema de grabación para sus notas, listas de tareas pendientes, documentos y otros elementos críticos para la reubicación. Al descubrir la forma más sencilla de centralizar la información, podrá acceder fácilmente a todos los datos que necesita bajo demanda.
Aunque algunos todavía preferirían tener una copia impresa de esta información, también puedes almacenarlos digitalmente, como en Google Drive o cualquier otro sistema de almacenamiento basado en la nube. De esta manera, aún podrás acceder a ellos usando cualquier dispositivo (ya no tendrás que arrancarte el pelo por tener libretas extraviadas).
- Organiza documentos importantes.
Utilizando el método que elijas para organizar tu mudanza, organiza todos los documentos pertinentes, como contratos, registros de seguro y acuerdos en un solo lugar. Crear carpetas según el tipo de archivo que estás guardando y Label ellos en consecuencia.
Incluso si usted no es el tipo de empresa que maneja estos documentos, aún puede hacerlo. Eventualmente los necesitarás en algún momento, así que intenta hacerles espacio para más adelante.
3. Informar a todos los empleados del plan.
La difusión de información para una mudanza de oficina debe ser Completo, conciso y hecho en el momento justo.. No espere hasta el último minuto para informar a los empleados sobre el plan, ya que ellos también necesitan tiempo para prepararse.
Lo ideal es que hagas el anuncio unas semanas antes del gran día. Aquí está el información crucial necesitas incluir:
- El nuevo nombre y dirección de la oficina.
- Algunas características relevantes del nuevo espacio.
- Las fechas de mudanza.
- Una justificación de la reubicación (por ejemplo, una declaración de la persona clave que toma las decisiones en la empresa).
- Un resumen de las cosas que los empleados deben hacer para la reubicación, si corresponde.
- Otra información sobre reubicación futura que deberían esperar recibir (por ejemplo, asignaciones de oficina).
4. Establezca un cronograma para la mudanza.
Cree un cronograma para la mudanza para ayudar a todos (los encargados de la mudanza, el personal de su oficina y todos los demás involucrados) a permanecer en la misma sintonía.
Aquí hay algunos Cosas a tener en cuenta al crear un cronograma de reubicación de oficina:
- Considere el contrato de arrendamiento de su oficina actual.
Querrás evitar la superposición de pagos de alquiler, así que trate de mudarse en una fecha que le dé el tiempo suficiente para transportar todo desde su antiguo espacio comercial. Necesitarás cuenta para limpieza profunda tanto para las oficinas antiguas como para las nuevas.
- Informe a su arrendador.
No todos los arrendamientos son iguales. Para evitar malentendidos con su arrendador, consulte su contrato de arrendamiento para conocer términos de no renovación antes de establecer una fecha de reubicación.
Debe haber una parte en el contrato de arrendamiento que indique cuándo se debe informar al propietario que ya no renovará el contrato de arrendamiento.
5. Desarrolle una lista de verificación de inventario.
Incluso con ayuda de profesionales. empacadores y empresas de mudanzas comerciales, aún querrá mantener un conocimiento práctico de todos los elementos que deben trasladarse de su oficina anterior a la nueva. Aquí es donde un lista de verificación de inventario se vuelve útil.
Una lista de verificación de inventario ayuda a mantener su mudanza organizada y garantiza que todo lo que desea llevar llegue de manera segura a su nueva oficina.
Al igual que la organización de documentos, recomendamos crear ambos. una lista digital y una copia impresa de su inventario. De esta manera podrás comprobar si todos tus útiles y equipos de oficina llegaron completos y seguros a tu nuevo establecimiento comercial.
Puede optar por realizar un inventario completo de todo, hasta los blocs, marcadores y otros pequeños suministros de oficina. Sin embargo, sería más eficiente Mantenga su lista enfocada en las cosas que no se pueden reemplazar fácilmente., me gusta:
- Archivadores
- Fotocopiadoras
- Pizarras y pizarras
- Electrodomésticos de cocina (p. ej., microondas, refrigeradores y cafeteras)
- Espejos, obras de arte y otros artículos decorativos.
- Mobiliario de oficina (p. ej., sofás, mesas, escritorios, sillas de escritorio, etc.)
- Electrónica de oficina (por ejemplo, televisores y monitores, computadoras y portátiles, impresoras, etc.)
Avanzar hacia el éxito
Mudarse de oficinas es un paso importante que podría traer éxito a su empresa. Hágalo bien con los consejos que enumeramos aquí y obtenga asistencia confiable para la reubicación con Reubicaciones de escritores. Envíanos un mensaje para una cotización.